ARTYKUŁ/PORADNIK
22 sie 2024
Kara za niezłożenie sprawozdania finansowego - nawet milion?
Mimo, że składanie sprawozdań finansowych wydaje się wiedzą powszechną, to nie wszyscy to robią. Sprawdź, co za to grozi i czy można uniknąć kary.
Ułatwiamy znalezienie informacji, których szukasz
Składanie sprawozdań finansowych w spółkach to obowiązek. Często jednak zdarza się, że z różnych przyczyn sprawozdania nie są składane. Niestety, w razie niezłożenia sprawozdania, przepisy przewidują między innymi odpowiedzialność karną. Sąd rejestrowy może nałożyć grzywnę na osobę odpowiedzialną za złożenie sprawozdania albo przeprowadzić wykreślenie z KRS spółki. To tylko przykładowe kary. Z naszego artykułu dowiesz się, w jakich okolicznościach sąd rejestrowy nakłada kary, za co grozi odpowiedzialność karna i co zrobić żeby wyjść cało z opresji.
Obowiązek złożenia sprawozdania finansowego, czyli kto musi składać sprawozdanie finansowe?
Składanie sprawozdań to obowiązek kierowników jednostek.
W przypadku spółki kapitałowych będą to prezesi zarządu. W spółkach jawnych, partnerskich i cywilnych będą to wspólnicy, którzy prowadzą sprawy spółki. W spółkach komandytowych – komplementariusze.
Gdzie i jak składa się sprawozdanie finansowe?
Obecnie dopuszczalna jest tylko elektroniczna forma złożenia sprawozdania finansowego.
Sprawozdania muszą mieć strukturę, określoną przez Ministerstwo Finansów.
Wszystkie spółki wpisane do krajowego rejestru sądowego, składają sprawozdania finanse przez portal krajowego rejestru sądowego.
Aby złożyć sprawozdanie finansowe, po przygotowaniu odpowiedniego pliku przez np. księgowość lub kancelarię, osoba odpowiedzialna za jego złożenie, musi podpisać plik ze sprawozdaniem. Podpis może mieć formę podpisu kwalifikowanego, podpisu profilem zaufanym lub podpisu osobistego.
Pamiętaj, że do rejestru sądowego powinno się składać tylko zatwierdzone sprawozdania. Oznacza to, że przed jego złożeniem, w przypadku np. spółki z o.o., wspólnicy powinni podjąć uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy.
Termin na złożenie sprawozdania finansowego - do kiedy?
Ustawa o rachunkowości przewiduje 3 terminy dotyczące sprawozdań.
31 marca
To termin sporządzenia sprawozdania za poprzedni rok obrotowy. Jeśli sporządzasz sprawozdanie za 2024 rok, musi je przygotować do końca marca 2025 roku. Do końca marca, powinien więc być gotowy dokument – sprawozdanie.
30 czerwca
Do tego czasu, sprawozdanie finansowe powinno zostać zatwierdzone. Przy sprawozdaniu za 2024 roku, do końca czerwca 2025 roku wspólnicy spółek kapitałowych powinni podjąć uchwałę o zatwierdzeniu sprawozdania.
15 lipca
Zatwierdzone sprawozdanie finansowe należy złożyć w KRS do 15 lipca danego roku. Jeśli składasz sprawozdanie za 2024 rok, musisz umieścić je w portalu krajowego rejestru sądowego do 15 lipca 2025 roku. Ten termin jest najważniejszy. To za niedochowanie tego terminu, sąd może nałożyć grzywnę. Razem z rocznym sprawozdaniem, trzeba złożyć odpis uchwały o zatwierdzeniu sprawozdania finansowego.
Czy można składać zaległe sprawozdania finansowe?
Często przedsiębiorcy pytają, co w sytuacji, gdy nie złożono sprawozdania za dany rok, a nawet za kilka lat z rzędu. Czy można złożyć zaległe sprawozdanie? Np. w 2025 roku za lata 2020-2024.
Odpowiedź jest krótka. Można, a nawet trzeba. Złożenie zaległego sprawozdania finansowego to jedyna droga do uniknięcia odpowiedzialności. Jeśli sąd rejestrowy jeszcze nie nałożył grzywny, jak najszybciej złóż zaległe sprawozdanie.
Czy brak sprawozdania finansowego mimo braku przychodów to też wykroczenie?
Tak. Sprawozdania trzeba składać również wtedy, gdy spółka nie ma żadnych przychodów. Wtedy składa się tzw. sprawozdania zerowe.
Kto odpowiada za niezłożenie sprawozdania finansowego do KRS?
Sankcje za niezłożenie sprawozdania finansowego dotykają osobę, która była odpowiedzialna za jego złożenie. Np. w przypadku spółki z o.o. – prezes zarządu. To na niego sąd rejestrowy nałoży grzywnę.
Konsekwencje niezłożenia sprawozdania finansowego mogą też rozciągać się na samą spółkę, ponieważ sąd może wykreślić spółkę z KRS. Niżej opiszemy, kiedy może do tego dojść.
W przypadku niezłożenia sprawozdania, sąd rejestrowy w pierwszej kolejności zainicjuje tzw. postępowanie przymuszające.
Oprócz powyższych sankcji, które nakłada sąd rejestrowy, odpowiedzialność karną na podstawie art. 77 ustawy o rachunkowości oraz art. 79 ustawy o rachunkowości ponosi kierownik jednostki (np. zarząd spółki) – o tym poniżej.
Co grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego do rejestru sądowego w terminie?
Kary za niezłożenie rocznego sprawozdania mogą mieć trzy źródła.
-
Sąd rejestrowy – nakłada kary w postępowaniu przymuszającym
-
Kary na podstawie ustawy o rachunkowości
-
Kary na podstawie ustawy – kodeks karny skarbowy
Kary na podstawie ustawy o rachunkowości i kodeksu karnego skarbowego wymierzane są przez Sąd w postępowaniu karnym.
Odpowiedzialność w toku postępowania przymuszającego
Jeżeli dokumenty finansowe nie zostaną złożone do KRS, sąd rejestrowy wszczyna postępowanie przymuszające. Co to oznacza? Sąd wzywa zarząd spółki do złożenia sprawozdania w określonym terminie (np. 7 dni) pod rygorem nałożenia grzywny.
Jeśli w terminie wyznaczonym przez sąd, nie zostanie złożone roczne sprawozdanie, sąd nałoży grzywnę. Sąd podaje, jaka będzie kwota grzywny już w wezwaniu do złożenia sprawozdania.
Jak wysoka może być grzywna za niezłożenie sprawozdania finansowego?
Kara grzywny wymierzana przez sąd rejestrowy w toku postępowania przymuszającego nie może być wyższa jednorazowo niż 15 000 złotych. Jeśli kara grzywny nie podziała i zarząd dalej nie zgłosi sprawozdania, sąd rejestrowy może ponawiać grzywny, aż do łącznej kwoty 1 000 000 (tak, miliona) złotych. [podstawa prawna: art. 1052 kodeksu postępowania cywilnego].
Grzywny egzekwowane są przez komornika.
Wykreślenie spółki z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS)
Sprawozdanie finansowe należy składać nie tylko w obawie przed grzywną, ale również przed uniknięciem ryzyka wykreślenia spółki z KRS. Zgodnie z art. 25a ust. 1 pkt 4 ustawy o KRS, sąd rejestrowy wszczyna z urzędu postępowanie o rozwiązanie spółki z rejestru, jeżeli mimo wezwania sądu, nie złożono sprawozdania finansowego za dwa kolejne lata obrotowe. Spółkę rozwiązuje się wówczas bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego.
Jeżeli jesteś udziałowcem spółki, rozważnie powołuj jej członków zarządu, ponieważ, jak sam widzisz, odpowiedzialność za niezłożenie sprawozdania finansowego może godzić w funkcjonowanie spółki.
Odpowiedzialność na podstawie art. 77 ustawy o rachunkowości
„Kto wbrew przepisom ustawy dopuszcza do:
1) nieprowadzenia ksiąg rachunkowych, prowadzenia ich wbrew przepisom ustawy lub podawania w tych księgach nierzetelnych danych,
2) niesporządzenia sprawozdania finansowego, skonsolidowanego sprawozdania finansowego, sprawozdania z działalności, sprawozdania z działalności grupy kapitałowej, sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, skonsolidowanego sprawozdania z płatności na rzecz administracji publicznej, sporządzenia ich niezgodnie z przepisami ustawy lub zawarcia w tych sprawozdaniach nierzetelnych danych
– podlega grzywnie lub karze pozbawienia wolności do lat 2, albo obu tym karom łącznie.”
Kara za niesporządzanie sprawozdania finansowego może być wymierzona, gdy:
sprawozdanie finansowe nie zostało sporządzone
termin sporządzenia sprawozdania finansowego jest inny niż wymagany ustawowo
nie sporządzono wszystkich wymaganych sprawozdań
sprawozdanie finansowe jednostki zawiera nierzetelne dane lub jest na złym wzorze
Przykład nr 1
Prezes spółki ABC Sp. z o.o. Jan Zapominalski, od kilku miesięcy był tak zaaferowany nowymi kontraktami, które realizuje jego spółka, że zapomniał o sporządzeniu sprawozdania finansowego. Przypomniał sobie o tym dopiero we wrześniu, kiedy przeleciały już wszystkie terminy. Jan Zapominalski jest jedynym członkiem zarządu spółki, w której jest trzech wspólników. Odpowiedzialność za uchybienie terminowi sporządzenia sprawozdania będzie spoczywać na Janie Zapominalskim.
Przykład nr 2
Zarząd spółki zatajał w sprawozdaniach rzeczywiste kwoty wynagrodzeń, które otrzymują pracownicy w celu oszczędności podatkowych. W rzeczywistości pracownicy otrzymywali wynagrodzenia, takie jak w umowach. Sprawozdania finansowe jednostki zawierały zatem nierzetelne dane, za co w świetle ustawy o rachunkowości odpowiedzialność poniesie zarząd spółki.
Odpowiedzialność na podstawie art. 79 ustawy o rachunkowości
Artykuł ten przewiduje odpowiedzialność w szczególności za:
niepoddanie sprawozdanie finansowego badaniu przez biegłego rewidenta,
nieudzielenie biegłemu rewidentowi informacji zgodnych ze stanem faktycznych
niezłożenie sprawozdania finansowego przedsiębiorstwa do ogłoszenia,
niezłożenie sprawozdania finansowego we właściwym rejestrze sądowym
Co grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego na podstawie art. 79 ustawy o rachunkowości?
Kary grzywny lub kara ograniczenia wolności.
Co ważne, konsekwencje niezłożenia sprawozdania finansowego nie obciążają biura księgowego. To kierownicy jednostek (np. prezesi zarządu spółek z o.o.) są uprawnieni i zobowiązania do składania sprawozdań do rejestru.
„Na podstawie art. 77 i 79 ustawy o rachunkowości odpowiedzialność karną ponosić może tylko ta osoba, na którą przepisy tej ustawy nakładają obowiązki związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, a więc kierownik jednostki. W przypadku spółki z o.o. osobą taką jest członek zarządu spółki.” [Sąd Najwyższy – Izba Karna w wyroku z dnia 23 listopada 2022 roku, sygn. akt I KK 26/22]
Odpowiedzialność karnoskarbowa na podstawie kodeksu karnego skarbowego
„Kto wbrew obowiązkowi nie przekazuje w terminie właściwemu organowi podatkowemu sprawozdania finansowego lub sprawozdania z badania, podlega karze grzywny za wykroczenie skarbowe.”
Minimalna kara grzywny wynosi 360 zł, natomiast maksymalna 72 000 zł.
Czy są kary za niezłożenie sprawozdania finansowego mimo braku przychodów w spółce?
Ustawa nie przewiduje wyjątków dla spółek, które nie notują przychodów. Terminy na złożenie sprawozdań finansowych obowiązują również spółki, które nie zarabiają. W takiej sytuacji składa się tzw. sprawozdania zerowe. W przeciwnym wypadku, podobnie jak przy sprawozdaniach, w których wykazuje się przychód, sąd może nałożyć karę grzywny.
Co zrobić, gdy sąd rejestrowy nałoży karę grzywny?
W zależności od etapu postępowania, w celu uniknięcia konsekwencji niezłożenia sprawozdania finansowego przedsiębiorstwa, należy sporządzić czynny żal lub złożyć zaległe sprawozdanie.
Jak uniknąć kary na etapie postępowania przymuszającego?
Jeżeli sąd rejestrowy nałożył na Ciebie grzywnę, wystarczy złożyć sprawozdanie. Wszczęcie postępowania przymuszającego nie oznacza, że grzywnę trzeba będzie zapłacić. Jeżeli mimo nałożenia grzywny, złożysz sprawozdanie, grzywna zostanie umorzona.
Pamiętaj jednak, że sądy rejestrowe egzekwują grzywny poprzez komorników. Jeżeli chcesz uniknąć egzekucji, nie zwlekaj ze złożeniem zaległych sprawozdań.
Czy można złożyć czynny żal w postępowaniu przymuszającym?
Czynny żal nie dotyczy postępowania toczącego się przed sądem rejestrowym. Instytucja ta ma zastosowanie do odpowiedzialności karno-skarbowej.
Czynny żal, czyli jak uniknąć odpowiedzialności karnej za niezłożenie sprawozdania finansowego w terminie?
Zgodnie z art. 16 § 1 kodeksu karnego skarbowego: „Nie podlega karze za przestępstwo skarbowe lub wykroczenie skarbowe sprawca, który po popełnieniu czynu zabronionego zawiadomił o tym organ powołany do ścigania, ujawniając istotne okoliczności tego czynu, w szczególności osoby współdziałające w jego popełnieniu.”
Co to oznacza i jak to wygląda w praktyce?
W praktyce czynny żal to pismo, w którym ten kto odpowiada za niezłożenie sprawozdania finansowego, zawiadamia organ o tym, że nie złożył sprawozdania.
W piśmie takim należy opisać, dlaczego nie złożono sprawozdania i wyjaśnić wszystkie okoliczności takiego zachowania. Ważne jest, aby czynny żal złożyć jeszcze przed wykryciem przez organy wykroczenia.
Podsumowanie
Za niezłożenie sprawozdania grozi kara grzywny (do miliona złotych), rozwiązanie spółki lub ograniczenie wolności, ale czy rzeczywiście jest się czego obawiać? Czy każdy musi ponieść konsekwencje niezłożenia sprawozdania? Przypadków jest wiele. Często wystarczy złożenie sprawozdania w toku postępowania przymuszającego. W innych sytuacjach, niestety dochodzi do postępowania karnego. Im większe zaniedbania po stronie osób odpowiedzialnych za składanie sprawozdań, tym większe mogą być negatywne konsekwencje.
Jak możemy Ci pomóc?
- przeanalizujemy Twoją sytuację pod kątem odpowiedzialności karnej
- doradzimy, co zrobić
- pomożemy złożyć sprawozdania finansowe
- pomagamy udziałowcom, jeżeli zarząd nie składa sprawozdań
KONTAKT
