ARTYKUŁ/PORADNIK
Ustawa o sygnalistach
Nowe obowiązki dla firm od 25 września 2024 roku. Przeczytaj nasz artykuł i dowiedz się, o co właściwie chodzi w tej ustawie i jak przygotować firmę na zmiany.
Nowa ustawa, nowe obowiązki
Niestety, przedsiębiorcy w Polsce nie mają lekko i tym razem czekają ich kolejne nowe obowiązki. Z końcem września, firmy muszą wprowadzić procedury dotyczące ustawy o sygnalistach. Za brak procedury, ustawa przewiduje kary.
Na czym to polega i jak to zrobić? Postaramy się przybliżyć wszystkie kluczowe kwestie w tym artykule.
Czego się dowiesz z artykułu?
czym jest i co przewiduje projekt nowej ustawy o sygnalistach (z ang. ustawa whistleblowing)?
kim jest sygnalista?
kto podlega ustawie, czyli jakie firmy muszą wprowadzić procedury zgłaszania informacji o naruszeniach oraz kto może takie naruszenia zgłaszać?
jakie procedury dotyczące ustawy o sygnalistach trzeba wdrożyć?
jakie naruszenia prawa rozróżnia ustawa (co sygnaliści mogą zgłaszać)?
jakie są procedury zgłaszania naruszeń przepisów prawa?
na czym polega ochrona pracowników, którzy dokonują zgłoszenia naruszeń (ochrona sygnalistów)?
jak firmy muszą przygotować się do wdrożenia ustawy?
jakie kary ustawa przewiduje dla firm, które nie będą przestrzegać przepisów o sygnalistach?
Projekt ustawy o sygnalistach dostępny jest tutaj.
Wejście w życie ustawy o sygnalistach nastąpi 25 września 2024 roku.
Skąd ta ustawa? Projekt ustawy w Polsce to implementacja dyrektywy o ochronie osób zgłaszających naruszenia prawa Unii Europejskiej.
Artykuł, który czytasz, został napisany na podstawie analizy przepisów ustawy o ochronie sygnalistów.
Na skróty
Projekt ustawy o sygnalistach - co to w ogóle jest i jakie są założenia ustawy?
Projekt ustawy o sygnalistach reguluje kluczowe kwestie zgłaszania przez pracowników naruszeń prawa w miejscach pracy. Założenia ustawy są takie, że, gdy w miejscu pracy dochodzi do naruszenia, pracownik może to zgłosić w ramach specjalnej procedury. Nie chodzi wyłącznie o naruszenia, których dopuszcza się pracodawca, ale ogólnie – naruszenia w miejscu pracy. Może to być np. wykorzystanie w produkcji żywności, która jest zepsuta. Zgłoszenie zatem, nie musi być wymierzone w osobę pracodawcy, a stanowić działanie w jego interesie.
Ustawa przewiduje ochronę pracowników, zgłaszających naruszenia prawa. W szczególności poufność zgłoszenia i ochronę przed wypowiedzeniem pracownikowi umowy oraz zmianą warunków zatrudnienia na mniej korzystne.
Na pracodawców ustawa nakłada zakaz działań odwetowych za zgłoszenie i obowiązek wprowadzenia procedury zgłaszania nieprawidłowości.
Pracownik musi wiedzieć, w jaki sposób może dokonać zgłoszenia.
Za utrudnianie pracownikom zgłaszania nieprawidłowości, a także za brak procedury zgłaszania, ustawa przewiduje odpowiedzialność karną, od grzywny aż po pozbawienie wolności.
Ustawa przewiduje również możliwość tzw. zgłoszeń zewnętrznych. Pracownik, z obawy o swoją sytuację, może dokonać zgłoszenia dotyczącego naruszenia prawa poza zakładem pracy.
Jakich firm dotyczy ustawa o ochronie sygnalistów?
Ustawa o ochronie sygnalistów (przez niektórych zwaną ustawą whistleblowing) obowiązuje firmy, które zatrudniają ponad 50 osób.
Do liczby 50 osób, wlicza się pracowników w przeliczeniu na pełne etaty lub bierze się pod uwagę osoby, które pracują na podstawie innej umowy niż umowa o pracę.
Oznacza to, że przesłanka 50 osób będzie spełniona, gdy np. pracodawca zatrudnia 100 osób na pół etatu. Łącznie da to bowiem 50 etatów. Jeśli pracodawca zatrudnia pracowników na podstawie innej umowy niż umowa o pracę, wówczas 1 umowa = 1 pracownik.
Próg 50 osób wykonujących pracę nie ma zastosowania do firm, które wykonują działalność w zakresie usług, produktów i rynków finansowych oraz przeciwdziałania praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu, bezpieczeństwa transportu i ochrony środowiska. Takie firmy muszą stosować ustawę, nawet gdy zatrudniają mniej niż 50 osób.
Przepisy ustawy o sygnalistach obowiązują również jednostki gminne i powiatowe. Zwolnione są jedynie te jednostki, których gminy lub powiaty liczą mniej niż 10 000 mieszkańców.
Kim jest sygnalista?
W myśl ustawy sygnalistą jest każda osoba, która zgłasza lub ujawnia publicznie informację o naruszeniu prawa uzyskaną w związku z wykonywaną pracą.
A zatem, sygnalista = osoba, która dokonuje zgłoszenia naruszeń.
- pracownik;
- pracownik tymczasowy;
- osoba świadcząca pracę na innej podstawie niż stosunek pracy, w tym na podstawie umowy cywilnoprawnej;
- przedsiębiorca;
- prokurent;
- akcjonariusz lub wspólnik;
- członek organu osoby prawnej (członek zarządu spółki) lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej;
- osoba świadcząca pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy;
- stażysta;
- wolontariusz;
- praktykant;
- funkcjonariusz Policji, Agencji Bezpieczeństwa Wewnętrznego, Agencji Wywiadu, Służby Kontrwywiadu Wojskowego, Służby Wywiadu Wojskowego, Centralnego Biura Antykorupcyjnego, Straży Granicznej, Straży Marszałkowskiej, Służby Ochrony Państwa, Państwowej Straży Pożarnej, Służby Celno-Skarbowej i Służby Więziennej oraz ich rodzin
- żołnierz
Zakres ten jest więc szeroki. Co więcej, sygnalistą jest każda z wymienionych osób, nawet jeśli zgłasza naruszenie przed rozpoczęciem zatrudnienia lub pełnienia danej funkcji.
Co ważne, ustawa o ochronie sygnalistów nie ogranicza definicji sygnalisty do ww. listy. Sygnalistą może być zatem każdy, związany w jakiś sposób z wykonywaniem danej pracy.
Masz pytania?
Zastanawiasz się od czego zacząć wdrożenie ustawy o sygnalistach
w Twojej firmie? W BezGarniturów zrobimy to za Ciebie.
Jakie naruszenia mogą zgłaszać sygnaliści?
Zgodnie z przepisami ustawy o sygnalistach, naruszenia prawa zgłaszane przez sygnalistów, mogą dotyczyć:
- korupcji;
- zamówień publicznych;
- usług, produktów i rynków finansowych;
- przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu;
- bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami;
- bezpieczeństwa transportu;
- ochrony środowiska;
- ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego;
- bezpieczeństwa żywności i pasz;
- zdrowia i dobrostanu zwierząt;
- zdrowia publicznego;
- ochrony konsumentów;
- ochrony prywatności i danych osobowych;
- bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych;
- interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczypospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej;
- rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych;
- konstytucyjnych wolności i praw człowieka i obywatela
Sygnaliści a obowiązki pracodawców na tle ustawy
Rolą pracodawców jest zapewnić wszystkim pracownikom możliwość zgłaszania naruszeń.
Pracodawca musi:
wdrożyć w firmie wewnętrzną procedurę zgłoszeń (np. opis w postaci ogólnodostępnego regulaminu)
przyjmować zgłoszenia o naruszeniu lub delegować przyjmowanie firmie zewnętrznej
prowadzić rejestr zgłoszeń
chronić dane osobowe sygnalisty
powstrzymać się od działań odwetowych pod rygorem odpowiedzialności karnej
Jak wdrożyć procedurę dokonywania zgłoszeń i na czym ona polega?
Ustawa przewiduje dwie procedury przyjmowania zgłoszeń. Wewnętrzną i zewnętrzną.
Wewnętrzna odbywa się w ramach zakładu pracy pracodawcy, tj. konkretna osoba (lub jednostka, dział) zostaje powołana do przyjmowania zgłoszeń od sygnalistów. Procedura zewnętrzna dzieje się poza firmą (o tym będzie dalej).
Pracodawcy, zatrudniający ponad 50 osób, muszą ustanowić procedurę zgłoszeń wewnętrznych, która umożliwi sygnalistom przekazanie informacji o naruszeniach konkretnej osobie w firmie.
Procedura zgłoszeń wewnętrznych może przybrać formę regulaminu, który jest ogólnodostępny dla każdego w zakładzie pracy, np. wywieszony w określonym w miejscu.
Co musi zawierać procedura przyjmowania zgłoszeń wewnętrznych?
nazwę podmiotu zewnętrznego lub wskazanie osoby bądź jednostki w ramach firmy, odpowiedzialnej za przyjmowanie zgłoszeń
sposoby przekazania informacji o naruszeniach przez sygnalistę (ustne lub pisemne) wraz z opisem procedury zgłaszania informacji,
bezstronną wewnętrzną jednostkę lub osobę, upoważnioną do podejmowania działań następczych, włączając w to weryfikację zgłoszenia i dalszą komunikację z sygnalistą, w tym występowanie o dodatkowe informacje i przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej
tryb postępowania z informacjami o naruszeniach prawa zgłoszonymi anonimowo,
obowiązek potwierdzenia sygnaliście przyjęcia zgłoszenia w terminie 7 dni od jego otrzymania, chyba, że sygnalista nie podał adres do informacji zwrotnej
obowiązek podjęcia działań następczych
termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej, maksymalnie 3-miesiące od dnia dokonania zgłoszenia,
informacje o zewnętrznej procedurze zgłaszania informacji o naruszeniach, tj. jak zgłosić, do kiedy, w jaki sposób.
Trzeba pamiętać, żeby opis procedury dokonywania zgłoszeń nie zawierał niedomówień. Doświadczenie procesowe w prawie pracy pokazuje, że w razie ewentualnego sporu, wątpliwości działają na niekorzyść pracodawcy.
Co ważne, firmy nie muszą przyjmować zgłoszeń sygnalistów w ramach struktury wewnętrznej. Ustawa dopuszcza zawarcie umowy z firmą zewnętrzną, która przejmie obowiązki w zakresie przyjmowania zgłoszeń.
Jeśli więc, spółka X stwierdzi, że nie chce zajmować się zgłoszeniami swoich pracowników, to zarząd spółki może podjąć decyzję o zawarciu umowy z firmą trzecią, która będzie zajmować się procedurą zgłaszania naruszeń.
Do kiedy jest czas na wdrożenie procedury zgłoszeń wewnętrznych?
Ustawa wchodzi w życie 25 września 2024 roku. Oznacza to, że z tym dniem firmy powinny wdrożyć procedury zgłoszeń wewnętrznych. Jeśli nie zrobisz tego do tego czasu, zadbaj o to jak najszybciej.
Zgłoszenia zewnętrzne - sygnalista nie musi zgłaszać naruszeń w firmie, w której pracuje
Przepisy dotyczące zgłoszeń przewidują, że sygnaliści, którzy nie chcą zgłaszać nieprawidłowości w ramach swojego zakładu pracy, np. z obawy przed swoją sytuacją, mogą dokonać zgłoszenia zewnętrznego.
Na czym to polega?
Do przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych, ustawa upoważnia Rzecznika Praw Obywatelskich oraz organy publiczne.
Organy publiczne, czyli kto właściwe?
Organy administracji publicznej to np.: rada miasta, starosta, rada powiatu, prezydent miasta, sądy powszechne czy sądy administracyjne.
Zgłoszenia organowi publicznemu lub Rzecznikowi Praw Obywatelskich będzie można dokonać przez wysłanie pisma na adres organu publicznego przyjmującego zgłoszenie zewnętrzne lub adres RPO.
Przepisy dotyczące zgłoszeń zewnętrznych zaczną obowiązywać 3 miesiące później niż co do zgłoszeń wewnętrznych, czyli 25 grudnia 2024 roku.
Do obowiązków RPO i organów publicznych związanych z sygnalistami należy:
prowadzenie rejestru zgłoszeń zewnętrznych
podejmowania działań następczych
przekazywanie sygnaliście informacji zwrotnej
Rzecznik Praw Obywatelskich nie rozpatruje zgłoszeń zewnętrznych samodzielnie. Na podstawie zgłoszenia zewnętrznego, występuje on do właściwego organu publicznego, który zajmie się zgłoszeniem.
Zakaz działań odwetowych, czyli jak ustawa chroni osoby dokonujące zgłoszenia (sygnalistów)?
Głównym założeniem ustawy jest ochrona pracowników i innych osób, zgłaszających naruszenia.
Wobec sygnalistów nie można podejmować żadnych działań odwetowych, a nawet grozić takimi działaniami.
Zakaz stosowania działań odwetowych obejmuje w szczególności takie zachowania jak jak:
- wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;
- niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarciu kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarciu umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;
- obniżenie wysokości wynagrodzenia,
- wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu,
- pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;
- przeniesienie na niższe stanowisko pracy;
- niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;
- nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej, lub środka o podobnym charakterze;
- mobbing;
- dyskryminację;
- niekorzystnye lub niesprawiedliwye traktowanie;
- wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;
- działania zmierzającye do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;
- spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;
- wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.
Jak widać, każde pogorszenie sytuacji sygnalisty w stosunku do tej, przed zgłoszeniem naruszenia, może być traktowane jako zakazane działanie odwetowe.
Co ważne, jeśli pracodawca podejmie działania odwetowe wobec sygnalisty, a ten wystąpi przeciwko niemu z pozwem, to pracodawca będzie musiał udowodnić, że dane działanie nie było podjęte w następstwie zgłoszenia naruszenia przez sygnalistę.
Np. jeśli po zgłoszeniu naruszenia, pracodawca zdegraduje pracownika albo obetnie mu wynagrodzenie lub wymiar czasu pracy, to będzie musiał wykazać, że była ku temu inna podstawa niż zgłoszenie przez pracownika naruszenia.
Pracodawca nie może w umowie z pracownikiem, zawrzeć klauzuli, która ogranicza możliwość zgłaszania nieprawidłowości na podstawie ustawy o ochronie osób zgłaszających naruszenia. Takie postanowienia umowy będą nieważne.
Ważne: zasady ochrony sygnalistów stosuje się również do osób, które pomagają sygnalistom w zgłaszaniu naruszeń, np. współpracownicy, a także wobec osób z nimi powiązanych, np. członków rodziny pracujących w tym samym miejscu pracy.
Jeśli wobec sygnalisty zastosowano środki odwetowe, ma on prawo do odszkodowania oraz zadośćuczynienia. Odszkodowanie nie może być niższe niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej za poprzedni rok (w 2023 było to: 6445,71 zł)
Zakaz działań odwetowych dotyczy również zgłoszeń zewnętrznych.
Ochrona danych osobowych sygnalisty - wymogi przetwarzania danych
Do obowiązków podmiotu prawnego, który przyjął zgłoszenie należy ochrona danych osobowych sygnalisty. Oznacza to, że firma musi zapewnić, że dane zgłaszającego naruszenia prawa, nie zostaną przekazane nieupoważnionych osobom.
Do przetwarzania danych sygnalisty, mogą być dopuszczone tylko osoby posiadające pisemne upoważnienie. Najczęściej dostęp ten będą więc miały tylko osoby, które przyjęły zgłoszenie.
Ujawnienie danych, może nastąpić tylko za zgodą sygnalisty lub w sytuacji, gdy jest to konieczne z uwagi na postępowania prowadzone przez organy albo sądy i ma to na celu zapewnienie prawa do obrony osobie, której dotyczy zgłoszenie.
FIrmy muszą więc gwarantować poufność informacji objętych zgłoszeniem.
Czy każdy sygnalista podlega ochronie?
Sygnalista podlega ochronie od chwili dokonania zgłoszenia naruszenia, pod warunkiem że miał uzasadnione podstawy sądzić, że informacja o naruszeniu jest prawdziwa w momencie dokonywania zgłoszenia lub ujawnienia publicznego i że dotyczy naruszenia prawa.
Założenie to ma na celu przeciwdziałanie kłamstwom i wymuszeniom ze strony sygnalistów.
Czym są uzasadnione podstawy?
Niestety, ustawa tego nie precyzuje, ale doświadczenie procesowe uczy nas, że najważniejsze są dowody na piśmie. Takie dowody na pewno będą najsilniejsze dla sygnalistów, którzy będą musieli wykazać naruszenie. Wiadomo jednak, że często nie ma pisemnych dowodów na naruszenie prawa, dlatego każdy dowód, jak np. świadkowie, wiadomość e-mail lub możliwość zbadania danego produktu/procesu, może być uzasadnioną podstawą.
Ustawa przewiduje kary dla sygnalistów, którzy zgłaszają nieprawdziwe naruszenia.
Za zgłaszanie naruszeń, wiedząc, że do nich nie doszło, grozi kara grzywny, ograniczenia wolności lub pozbawienia wolności do lat 2.
Anonimowość dla chętnych firm - ochrona tożsamości sygnalisty
Ustawa daje możliwość wdrożenia procedury anonimowego zgłaszania informacji o naruszeniu.
Nie jest to jednak obowiązek, więc jeśli np. zarząd spółki stwierdzi, że nie chce umożliwiać pracownikom anonimowego zgłaszania naruszeń, ma do tego prawo.
Zakaz stosowania odwetu - co grozi za "zemstę" na sygnalistach?
Uniemożliwianie lub utrudnianie dokonania zgłoszenia – grzywna, kara ograniczenia wolności lub pozbawienie wolności do roku. Jeśli sprawca stosuje przemoc, groźbę lub podstęp, wówczas kara pozbawienia wolności może wynosić do 3 lat.
Stosowanie działań odwetowych wobec sygnalisty, osób pomagających mu w dokonaniu zgłoszenia lub osób z nim związanych (np. rodzina) – grzywna, ograniczenie wolności lub pozbawienie wolności do lat 2.
Ujawnienie tożsamości sygnalisty, osób pomagających mu lub osób z nim związanych – grzywna, ograniczenie wolności lub pozbawienie wolności do roku.
Nieustanowienie procedury zgłaszania nieprawidłowości lub nieprawidłowe ustanowienie tej procedury – kara grzywny.
Ustawa nie precyzuje, że kary te dotyczą tylko pracodawców. Oznacza to, że również inny pracownik może zostać pociągnięty do odpowiedzialności karnej za np. utrudnianie dokonania zgłoszenia.
Jak przygotować się do wejścia w życie ustawy o sygnalistach i wdrożenia procedury zgłaszania nieprawidłowości? - kluczowe kwestie, które musisz zrobić w zakładzie pracy
-
Sprawdź, czy ustawa obowiązuje Twoją firmę – zweryfikuj, czy łączne zatrudnienie daje 50 pełnych etatów
-
Powołaj osobę lub dział, który będzie zajmował się zgłoszeniami
-
Jeśli nie chcesz, aby zgłoszenia były składane w firmie, możesz zawrzeć umowę z podmiotem zewnętrznym, który obsłuży takie zgłoszenia
-
Opisz wewnętrzną procedurę dokonywania zgłoszeń
-
Ustal z osobami, które mają się tym zajmować, system weryfikacji informacji objętych zgłoszeniem
-
Zadbaj o to, żeby każdy pracownik wiedział, jak wygląda procedura zgłaszania naruszeń
-
Pamiętaj o ochronie danych osoby dokonującej zgłoszenia i zakazie odwetu
Jak możemy Ci pomóc?
- wdrażamy wewnętrzne procedury dotyczące ochrony sygnalistów,
projektujemy procesy zgłaszania, przyjmowania oraz obsługi zgłoszeń sygnalistów,
weryfikujemy funkcjonowane wdrożonych procedur (audyt)
doradzamy w zakresie obsługi zgłoszeń nieprawidłowości oraz pomagamy w wyznaczeniu osoby/zespołu do obsługi zgłoszeń,
kompleksowo wspieramy w wyjaśnianiu potencjalnych naruszeń zgłaszanych przez sygnalistów.
KONTAKT
Potrzebujesz pomocy we wdrożeniu ustawy o sygnalistach w firmie? Skontaktuj się z nami.
